Externalisation de la Paie

Elle englobe les tâches liées à la rémunération des employés et le calcul des cotisations et des contributions. Elle nécessite de collecter les différentes données du salarié nécessaires au calcul de sa rémunération (planning, heures travaillées, heures supplémentaires, absences, jours de congés pris et restants, notes de frais, primes, etc.).

Il faut ensuite calculer les différentes contributions et cotisations (salariales et patronales), ainsi que le taux de prélèvement à la source. Ce n’est qu’une fois en possession de ces informations qu’on peut passer à la production des bulletins de paie et au versement des salaires. La gestion de la paie donne aussi lieu à des obligations administratives. L’entreprise doit réaliser la déclaration les cotisations sociales et via les DSN pour qu’elles parviennent ensuite aux organismes compétents.

La gestion de la paie comprend aussi la production de certains documents sociaux obligatoires. Elle se fait au moment de l’embauche, de la rupture du contrat ou du départ à la retraite. Il s’agit notamment de la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE), de la Déclaration Sociale Nominative (DSN), de l’attestation Pôle Emploi, de l’attestation de travail, du solde de tout compte.

Elle implique une veille juridique et légale régulière et soutenue pour s’assurer que l’entreprise se conforme à la réglementation. Cette dernière est en constante évolution et demande une réelle expertise pour la « conformité-paie » de l’entreprise.

Dans une entreprise, la gestion de paie est effectuée par le gestionnaire de paie ou par le responsable administratif et financier. Elle peut aussi être réalisée par le service comptabilité et celui des ressources humaines.

Les start-ups, associations TPE et PME n’ont pas toujours de poste auquel rattacher la gestion de paie. Ces petites structures n’ont pas toujours les ressources nécessaires pour la création d’un poste en interne. Quand l’effectif de la force de travail est faible, il ne justifie pas d’employer une personne à temps complet ni même partiel.

En l’absence de personnel dédié, la gestion de la paie retombe généralement sur le chef d’entreprise. Il pourra avoir du mal à gérer cet aspect s’il n’a pas les qualifications, les connaissances et le temps nécessaires. Il faut savoir que le droit social est un domaine complexe. Si le dirigeant veut bien faire les choses, il va y consacrer une grande partie de son temps. Ses activités habituelles vont en pâtir et peuvent affecter la bonne santé financière de l’entreprise.

Une erreur lors de l’établissement de la paie expose l’entreprise à des sanctions financières, administratives, voire pénales, en cas de contrôle de l’URSSAF. Le salarié peut également saisir le tribunal des prud’hommes en cas de conflit. Il faut aussi souligner qu’une erreur dans la paie se répercute sur tous les autres calculs, jusqu’à la déclaration sociale nominative.

De plus en plus d’entreprises font donc le choix de confier la gestion de la paie à un prestataire externe. Bien que l’expert-comptable soit habilité à effectuer cette gestion, il ne s’agit pas de son cœur de métier. Il est alors préférable de s’appuyer sur l’expertise et l’expérience d’une entreprise spécialisée.

S’il existe de nombreux logiciels pour la gestion de la paie, il vaut mieux se méfier des entreprises qui ne proposent que cette solution aux entreprises. Le dirigeant a besoin d’un interlocuteur à son écoute et d’une présence à la fois compétente et bienveillante.

Préférez un prestataire qui prend la gestion de la paie dans son intégralité. Vous lui envoyez les documents nécessaires tous les mois et il se charge du reste. Si l’externalisation des processus (BPO – business process outsourcing) est complète, l’exploitation de la paie est alors placée sous son entière responsabilité. Pour l’entreprise, ce niveau d’externalisation de la gestion de paie permet de se concentrer sur son cœur d’activité et de maîtriser ses dépenses.

Le prestataire est très réactif et reste à l’écoute de son client Le prestataire peut aussi réaliser des simulations de paie selon plusieurs modes de rémunération pour accompagner le dirigeant dans sa stratégie de rémunération. Ces données permettent ensuite au dirigeant de prendre des décisions éclairées.